Tips om je werknemers succesvol thuis te laten werken

Meer thuiswerken, dat is één van de vele maatregelen van de regering om de gevolgen van COVID-19 in te perken. We kunnen er zeker van zijn dat ook na de crisis thuiswerken meer en meer de norm wordt. Niet alle bedrijven en werkgevers staan hierom te springen, toch zijn er zoveel voordelen aan thuiswerken; een betere work-life balance voor je werknemers, minder uren in de auto, minder afwezigheden door ziekte en uiteindelijk gelukkigere werknemers. Zo stijgt de productiviteit en daalt het werkverzuim, om nog maar te zwijgen over de positieve gevolgen voor mobiliteit en milieu.

Maar er is uiteraard ook een keerzijde aan. Je werknemers laten thuiswerken vergt veel vertrouwen en een andere opvolging. Ook is het niet voor alle jobs en functies mogelijk om deze van thuis te beoefenen. Voor veel arbeiders of werknemers die met specifieke computers of software moeten werken, is thuiswerken niet mogelijk.

Bij Key2info is het verschil niet al te groot, aangezien ons team voordien al standaard 2 dagen per week van thuis uit werkte. Maar nu we elkaar helemaal niet meer kunnen zien ‘in real life’, is het ook voor ons even zoeken naar de beste en meest efficiënte manier van samenwerken. We willen dan ook graag enkele tips delen die thuiswerken in ons bedrijf makkelijker gemaakt hebben.

1. Zorg voor de juiste faciliteiten


Uiteraard moeten werknemers de faciliteiten hebben om thuis te werken. Niet enkel een laptop, maar ook andere zaken zoals een tweede scherm, een bureau en een aangename bureaustoel. Vraag ook aan je werknemers hoe je hen kan helpen om het thuiswerken gemakkelijker of aangenamer te maken. Hebben ze een goede internetverbinding, moeten ze veel telefoneren? Kan hun telefoon- en/of internetabonnement vergoed worden, etc.

2. Blijf in contact via een platform dat bij jouw bedrijf past


Technologie laat het meer dan ooit toe om thuiswerken mogelijk te maken. Verschillende online platformen staan het toe om samen aan projecten te werken en in contact te blijven met elkaar. Systemen zoals bijvoorbeeld Slack, Redbooth, Zoom, Skype, Google Hangouts… zijn hier ideaal voor. Niet alleen om te communiceren met je team via chat en videocalls maar ook om takenlijsten aan te maken voor je teamgenoten en jezelf, deadlines op te stellen, feedback te geven aan elkaar, etc.

Aangeraden is om enkele keren per week een vast moment in de agenda te schieten om in teamverband een videocall te organiseren. Start de week met een korte “kijk op de week” om taken en deadlines te overlopen, en een call richting het einde van de week om de vorderingen van die week te evalueren. Op deze manier kan je in de loop van de week je vragen en opmerkingen voor het team bundelen en deze in één keer bespreken in teamverband. Dat werkt efficiënter dan meerdere keren per dag een mail of chatbericht te sturen naar je team, want zo gaat er heel wat efficiëntie en input verloren. Laat één verantwoordelijke tijdens deze meetings notuleren en de taken inplannen in één van bovengenoemde systemen.

Full-time thuiswerken raden we echter af. Het is aangeraden voeling te houden met het bedrijf en sociale interactie met collega’s te onderhouden, een 2-tal dagen per week vanop kantoor werken om elkaar face-to-face te zien en te spreken werkt ook motiverend.

3. Voorzie duidelijke targets


Roadmaps, takenlijsten en duidelijke targets die je samen met je team opstelt, zorgen ervoor dat je werknemers thuis niet met de vingers zitten te draaien. Dit is uiteraard ook het geval als jouw werknemers niet thuiswerken, toch wordt dit vaak vergeten.

Het is uiteraard niet de bedoeling als werkgever om je personeel continu te controleren en na te kijken welke taken je team al heeft afgevinkt, dit gaat niet bepaald ten goede van de productiviteit. Wel is het goed om bepaalde globale targets voor ogen te stellen en de status hiervan regelmatig af te toetsen met je team. Handig hierbij is om je personeel voor zichzelf of per klant een roadmap te laten aanmaken met de verschillende subtaken die volbracht moeten worden om bepaalde targets te behalen. Dit is handig voor de werknemers zelf, maar het is ook zeer nuttig om samen af en toe de status hiervan te overlopen.

4. Wees flexibel naar je werknemers toe, dan zijn zij flexibel naar het bedrijf toe


Natuurlijk is het verleidelijk om als werknemer snel tijdens de middag boodschappen te doen i.p.v. ’s avonds tijdens de spits of snel naar het gemeentehuis te gaan voor bepaalde formaliteiten. Zorg er als leidinggevende dan ook voor dat dit mogelijk en bespreekbaar is. Dat is nu eenmaal één van de geneugten van thuiswerken: je kan bepaalde zaken afhandelen die je anders in het weekend moet doen, wat dan weer ten koste gaat van je vrije tijd met je gezin.

Uiteraard moeten je werknemers overdag bereikbaar zijn en is het niet gewenst dat ze een hele middag in een tuincentrum doorbrengen, maak hier dan ook duidelijke afspraken rond. Maar aangezien je nu samen met je team duidelijke roadmaps en targets opgesteld hebt, maakt het voor het bedrijf niet veel uit of ze deze nu afvinken wanneer de kinderen in bed liggen, of tijdens de normale werkuren. Zolang de targets behaald worden en zolang er goede communicatie is over de gepresteerde uren, hoeft dit geen probleem te vormen. Weet dat wanneer jij je flexibel opstelt naar je werknemers toe, zij het ook niet erg zullen vinden om eens een keer langer door te werken of ’s avonds eens een meeting met externen te doen bijvoorbeeld.

Uiteindelijk is het allemaal een kwestie van goede communicatie en vertrouwen. We wensen jullie alvast veel succes en hopen dat deze tips nuttig geweest zijn. Aarzel niet ons te contacteren voor advies of vragen rond het nieuwe werken.